모두가 좋아할 기업 여행 정책 (+ 템플릿)

Travelstop – 모두가 좋아할 기업 여행 정책 (+ 템플릿)

소규모 사업자이든 MNC를 운영하든 출장 계획을 통해 출장을보다 효율적이고 효과적으로 수행 할 수 있습니다.

잘 설계된 회사 여행 정책은 호텔 예약 및 항공권 예약에서부터 여행이 끝날 때 직원이 청구를 제기하는 방법에 이르기까지 전체 여행 과정에서 주문을 유지하는 데 도움이되지 않습니다. 또한 규정 준수를 촉진하고 회사 비용을 절약하며 여행자의 안전을 향상 시키며 사기를 예방합니다.

이를 위해 여행 관리자는 조직의 요구와 요구 사항뿐만 아니라 직원의 요구 사항도 고려해야합니다.

여행 관리자 점검표

현대인 직원에게는 편의성이 비즈니스 여행 행복의 열쇠입니다. 최근의 연구에 따르면 아시아 비즈니스 여행객들은 무엇보다 편의성과 실용성을 우선시합니다. 미국 출장객에 대한 연구에서도 비슷한 결과가 나왔습니다.

즉, 오늘날의 비즈니스 여행객은 아침 식사 뷔페와 비즈니스 클래스 티켓보다 편리한 호텔 위치와 비행 시간을 가질 수 있습니다.

직원의 출장 요구와 선호 사항을 고려하면 규정 준수 비율을 높이는 여행 정책을 만들 수 있습니다. 또한 컴플라이언스를 통해 회사는 출장 비용을 줄이고 직원들이 출장 중 안전을 유지할 수 있습니다.

또한 여행 중에 편의성과 안전을 강화함으로써 출장 여행자가 회사를 대표하고 여행 목표를 달성하는 데 더 집중할 수 있다는 것을 확신 할 수 있습니다.

조직과 직원의 요구를 모두 충족하는 기업 여행 정책을 만들려면 다음 측면을 명심하십시오.

교육

일반적으로 직원은 정책을 준수하기를 원합니다. 그렇지 않은 경우 규칙을 명확하게 이해하지 못하기 때문입니다.

규정 준수를 향상 시키려면 정책에서 목표에 대한 명확한 개요와 출장이 목표 달성에 도움이되는 방법을 제공해야합니다.

또한 관리자 직원과 같은 회사 여행 프로세스를 감독하는 사람들이 회사 여행 정책을 마음에 알 수 있도록 교육해야합니다. 여행 예약 도구를 사용하여 그들과 여행자를 교육하십시오.

의사 소통의 명확성

혼동 될 수있는 핵심 문구, 요구 사항 및 규칙을 정의하십시오. 비준수에 대한 처벌이있는 경우이를 명확하게 설명하십시오.

상환 과정을 명확하고 사용자 친화적이며 쉽게 탐색 할 수 있도록하여 오류의 여지를 줄입니다. 마지막으로 직원이 언제든지 정책을 참조 할 수 있도록 정책에 쉽게 액세스 할 수 있어야합니다.

규정 준수 장려

여행자에게 정책 준수를보다 매력적으로 만드는 혁신적인 방법을 생각하십시오. 예를 들어, 직원이 호텔에 머 무르거나 승인 된 목록에서 항공사를 선택할 때 개인 사용에 대한 포인트 또는 크레딧을 유지할 수 있습니다.

피드백 루프

회사 여행 정책을 출시하고 테스트 할 때 개선 기회를 환영해야합니다. 직원이 규칙, 요구 사항 및 프로세스에 대한 피드백을 쉽게 제공 할 수 있도록합니다.

출장 중 직원의 경험을 이해하면 전체 여행 및 예약 경험을 향상시킬 수 있습니다. 따라서 추가 비용을 들이지 않고도 규정 준수율, 업무 및 출장 만족도가 향상되고 출장 관련 스트레스가 줄어 듭니다. 모두 행복합니다.

관리의 의무

부재중인 직원을 찾을 수있는 새롭고 새로운 기술을 살펴보십시오. 여행 관리 플랫폼에서 연락처 및 비상 연락처 정보를 사용할 수 있는지 확인하십시오.

가능한 경우 여행 전에 다양한 지역의 잠재적 위험 또는 위험에 대해 직원에게 알리고 비상시 액세스 할 수있는 자원 및 지원에 대한 관련 정보를 제공하십시오.

레저 여행과 같은 여행 트렌드를 파악하십시오. 2025 년까지 전 세계 인력의 75 %를 차지할 밀레니엄 직원의 기업 출장 선호도를 이해합니다.

회사 여행 정책을 매년 검토하면 관련이 없거나 쓸모없는 양상을 제거 할 수 있습니다. 공유 경제의 상승과 같은 새로운 여행 트렌드를 고려할 때 정책을 개선 할 수있는 기회이기도합니다.

Travelstop – 회사 여행 정책 점검표 템플릿

기업 여행 정책 템플릿

다음은 기업 여행 정책에 포함해야 할 필수 항목에 대한 개요입니다.

소개

이것은 기업 여행 정책의 목표에 대해 간단하고 간결한 설명을 제공 할 수있는 기회입니다 (예 : 비용 절감, 여행자 안전 보장, 여행 예약 및 보상 절차 간소화).

또한 비즈니스 출장이 회사의 목표와 사명을 달성하는 데 어떻게 도움이되는지 설명합니다. 이런 식으로 여행자에게 자신의 역할이 얼마나 중요한지 알려주게됩니다.

내용

목차는 독자가 회사 여행 정책의 관련 섹션을 찾는 데 도움이됩니다.

직원 안전

회사의 관리 의무를 고려할 때 다음을 수행하는 것이 중요합니다.

  • 여행자에게 비상 연락을 제공하고 여행 전에 일정에 대한 세부 정보를 제출하도록 상기시킵니다
  • 회사의 여행 보험 정책 또는 액세스 위치에 대한 정보 제공
  • 비상시 직원에게 연락 할 수있는 연락처를 제공하십시오.
  • 사고, 응급 상황 또는 중병에 걸렸을 때 여행자가 따라야 할 절차를 설명하십시오.

여행 경비

여행 경비에는 교통비, 숙박비, 식사비 및 오락 비가 포함됩니다. 접대 비용은 고객을 저녁 식사 나 농구 경기로 내보내는 것으로 구성 될 수 있습니다.

선호하는 공급 업체 목록에서 예약해야하는지 또는 가능한 경우 직원이 가장 저렴한 옵션을 찾아야하는지 명확하게하십시오.

보다 쉬운 참조를 위해 다양한 비용을 별도의 범주로 분리 할 수 ​​있습니다.

  • 운송 : 항공 및 육상 운송
  • 적응
  • 식사
  • 휴대 전화와 인터넷
  • 환대
  • 의료
  • 상환 할 수없는 비용 (세면 도구와 같은 예 제공)

travel 항공 여행

이 섹션은 다음과 같은 질문에 대답해야합니다.

  • 선호하는 웹 사이트 또는 온라인 예약 도구가 있습니까?
  • 여행 전에 항공권을 언제 구매해야합니까?
  • 모든 항공권이 이코노미 클래스 여야합니까, 아니면 비즈니스 클래스 예약이 가능한 상황이 있습니까?
  • 직원이 상용 고객 혜택을 자주 사용할 수 있습니까?

육상 운송 (개인용 자동차, 렌터카, 레일, 택시, 타기 공유)

  • 선호하는 운송 수단이 있습니까? 운송 수단을 선택할 때 직원들이 얼마나 많은 유연성을 가지고 있는지 명확하게하십시오.
  • 최대 일당 요금이 있습니까?
  • 직원이 개인 차량을 운전하거나 렌트 할 경우, 휘발유 비용은 상환됩니까?
  • 주차 요금과 통행료는 어떻습니까?

숙박

  • 직원이 항상 선호하는 공급 업체 목록에서 예약해야합니까? 그렇다면 선호하는 공급 업체를 완전히 예약하면 어떻게됩니까?
  • 어떤 유형의 호텔 객실이 허용됩니까?
  • 1 박당 최대 예산이 있습니까?
  • 직원이 예약을 연장하거나 가족과 함께 여행하기로 결정한 경우, 상환 대상은 무엇입니까?
  • 전시장과 같은 주요 여행 지역과 일정 거리 내에 있어야합니까?
  • 정해진 예산 범위 내에서 여행자가 숙박 시설을 자유롭게 예약 할 수 있습니까?
  • 여행자가 에어 비앤비를 대신 선택할 수 있습니까?

식사

  • 회사는 아침, 점심 및 저녁 식사에 대해 상환합니까?

휴대 전화와 인터넷

  • 휴대 전화 요금이 청구됩니까?
  • 여행자가 지역 SIM 카드 또는 포켓 WiFi를 구매해야합니까?

엔터테인먼트 비용

합리적인 오락 비용으로 간주되는 것을 표시하십시오.
사전 승인이 필요한 엔터테인먼트 비용과 그렇지 않은 엔터테인먼트 비용을 지정하십시오.

의료 비용

의사 방문시 영수증이 청구됩니까?

상환 불가능한 비용

  • 세면 도구와 같이 상환 할 수없는 품목을 확인하십시오.
  • 예외가 적용되는 상황을 설명하십시오. 예를 들어, 항공사에서 여행자의 수하물을 잃어버린 경우 세면 도구와 옷을 구입해야합니다.

보고 및 상환 절차

여기에서 직원에게 출장비 환불 신청에 필요한 정보를 제공 할 수 있습니다. 다음은 포함해야 할 몇 가지 사항입니다.

  • 여행자에게 경비 보고서를 작성해야 함을 상기시킵니다.
  • 제공해야하는 정보에 대해 명확하게하십시오 (예 : 영수증, 벤더 이름, 여행 목적
  • 환급 청구 제출을위한 레이아웃 마감일
  • 직원에게 계정이 청구를 승인하고 거부하는 데 걸리는 시간을 알려줍니다.
    더 나은 방법은, 영수증 디지털화 및 환급 청구 자동화를 위해 앱 또는 플랫폼을 사용하는 경우 스크린 샷 또는 비디오로 프로세스를 설명하십시오.

기타

직원이 정책에 대한 피드백을 제공 할 수있는 방법을 설명하십시오. 비준수의 결과가 있다면 진술하십시오.

회사 여행 절차를 간소화하고 여행 정책의 측면을 자동으로 적용 할 수있는 훌륭한 여행 관리 플랫폼을 식별하십시오. 여행 관리 도구에 내장 된 여행 정책을 사용하면 직원은 더 이상 여행 예약 결정을 내릴 때 스스로를 추측 할 필요가 없습니다.

여행 관리 플랫폼을 사용하면 출장 여행자에 대한 모든 필수 정보 (예 : 여행 일정, 연락처 세부 정보 및 긴급 연락처)를 통합하여 여행자 안전을 극대화 할 수 있습니다. 비용보고 기능이 내장되어 있고 시스템에서 다양한 비용 범주를 구성하여 프로세스의 모호성을 제거함으로써 사기성 비용보고의 위험을 최소화 할 수 있습니다.

Travelstop — 회사 여행 정책 점검표 템플릿

회사 여행 정책 작성을 시작하십시오

아직 기업 여행 정책이 없거나 일정 기간 동안 업데이트하지 않은 경우 정책을 정할 차례입니다. 이 템플릿을 시작점으로 사용하십시오. 정책을 명확하고 간단하고 시각적이며 이해하기 쉽게하십시오. 출장이 더 좋습니다.

2019 년 2 월 18 일에 blog.travelstop.com에 처음 게시되었습니다.